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在家工作的新体验

2020 年 06 月 03 日

在家工作的新体验

新型冠状病毒疫情出现,令在家工作成为香港和全球众多上班一族的工作常态。这经验不仅能让上班族从不同的角度思考其工作习惯和生活,亦能让机构及人力资源专业人员以新的角度去评估和检讨人力资源的政策和措施。

 

「采用在家工作这种模式时,我们需要权衡其利与弊。」岭南大学人力资源处处长黎秀慧说。 「在家工作可以让同事在工作与生活之间取得较佳的平衡,能减低流失率,并可激励士气,有些同事可能更喜欢这种安排,尤其在疫情严峻和社会出现动荡的非常时期。」

 

作为公营机构,岭南大学的人力资源措施及运作受既定的指引及程序监管;而作为拥有超过600名环球学术和非学术人员的雇主,岭大需要提供一个和谐的工作环境,以维持同事的士气、工作效率、健康和福祉。

 

疫情期间,岭大人力资源处经常接到同事和管理人员的来电,寻求有关工作安排的建议,包括:同事担心邻座刚从海外回来的另一同事是潜在的个案、居住大厦中有确诊个案的同事应否上班、教职员在海外完成公务后可否不返回香港等。

 

「我们非常关心同事的健康和福祉,需要找到平衡点。」黎女士说。「我们很了解同事的担忧及顾虑,但与此同时,同事必须履行其职务。我们需要确保我们的决定合乎指引、法规及最佳管理方法。因此,我们与各部门携手合作,为每一个案提供最理想的解决方案。」

 

黎女士乐见岭大同事在这艰难时期仍能以积极正面的态度完成工作,维持大学的整体运作。「并非每位同事都能在家工作,尤其是负责校园安全和维修工作的同事。因此,大学让部门主管行使酌情权,根据团队的职责作适当的安排,包括轮更工作、弹性工作时间,并为个别同事作特别安排。我们很高兴,一切措施运作得十分顺利。」

 

在疫症时期,黎女士与岭大管理层及其他本地大学的人力资源处主管保持紧密联系,每天24小时不间断地了解最新情况,并与岭大健康安全委员会及其他部门合作,确保所有人力资源风险都得到适当处理。

 

此外,人力资源处还为教职员制定在家工作指引,包括如何确保与办公室及团队成员保持有效通讯,以及如何保护信息和数据的安全。「我们为同事、委员会成员和求职者提供网上会议的支援,并与资讯科技中心紧密合作,以确保同事拥有流畅而安全的会议硬件和软件,以及相关使用知识。」黎女士解释。

 

黎女士补充说,和传统会议相比,虚拟会议具有某些优点:「除了录影功能外,网上会议还为面试小组及面试者提供了更大的灵活性,亦方便了委员会会议的安排。例如,视像会议的『等候室』让与会者可以一直工作至会议开始,而不需亲自在会议室外等待。此外,其投票是电子化和保密的。我认为它如网上教学一样,有一些优点可继续发展,可用以提高工作效率。」

 

「透过科技,我们中心的成员都在学习以崭新的方法工作,维持有效和快速的学生服务与支援。」学生服务中心总监高丽芳说。「我们大部分会议已从『面对面』改为网上进行,或通过社交媒体平台进行快速讨论。但是,不是所有的面对面交流都能被网上模式取代的。」

 

「即使在家工作,学生服务中心的同事都积极地探索增加学生参与网上学习活动的方法,当中包括网上职业博览会、实时综合学习课程、Wellness for All 健康计划,以及电话辅导等支援。」

 

本年二月,学生服务中心还设立了一个特别支援小组,以网上和社交媒体平台,为无法回港的非本地学生提供全天候的协助。「我们亦提供一系列小册子,帮助学生解决有关学习及宿舍安排的疑难,并提供保健建议。基本上,由於在家工作省去我们上下班的交通时间,所以我们的实际工作时间上比正常时期更长。」

 

「对我来说,在家工作的安排,不仅能把於公共交通和社交接触中感染病毒的风险降到最低,亦能让家庭关系变得更为紧密融洽,尤其是当我的儿子因停课而需要在家学习的时候。我每天可以和他一起吃早餐和午餐,并有更多宝贵时间与他交流。」校长室经理朱凯欣说。「但是,在家工作需要高度的自律。例如,我要把自己关在房间以专注工作,只能间歇地检查儿子的在线学习,否则他会一直跟我说话。对於我们这些必须同时管理工作和孩子教育的父母来说,这是极大的挑战。但是,在疫情期间,在家工作的安排是令同事安心的必要措施。」